Automazione d’ufficio

Office automation si riferisce alla variegata computer di macchinari e software informazioni utilizzate per creare digitalmente, raccogliere, archiviare, manipolare, e l’ufficio relè necessari per realizzare attività di base. L’archiviazione di dati grezzi , il trasferimento elettronico e la gestione di informazioni commerciali elettroniche comprendono le attività di base di un sistema di automazione per ufficio. [1] L’automazione degli uffici aiuta a ottimizzare o automatizzare le procedure d’ufficio esistenti.

La spina dorsale dell’automazione dell’ufficio è una LAN , che consente agli utenti di trasferire dati, posta e persino voce attraverso la rete. Tutte le funzioni d’ufficio, tra cui dettatura, digitazione , archiviazione, copia, fax , Telex , gestione di documenti e microfilm , centralino telefonico e telefonico rientrano in questa categoria. L’automazione degli uffici era un termine popolare negli anni ’70 e ’80 quando il computer desktop esplose sulla scena.

I vantaggi sono:

  1. L’automazione di Office può portare a molte attività più velocemente.
  2. Elimina la necessità di un grande staff.
  3. È necessario meno spazio di archiviazione per archiviare i dati.
  4. Più persone possono aggiornare i dati contemporaneamente in caso di cambiamenti nella pianificazione [2]

Note

Le aziende possono facilmente acquistare e immagazzinare le loro merci con l’aiuto della tecnologia. Molte delle attività manuali che una volta venivano eseguite a mano ora possono essere eseguite tramite dispositivi portatili e codifica UPC e SKU . Nell’ambito della vendita al dettaglio, l’automazione aumenta anche la scelta. I clienti possono facilmente elaborare i loro pagamenti tramite macchine automatizzate con carta di credito e non devono più attendere in fila perché un dipendente possa elaborare e digitare manualmente i numeri delle carte di credito.

I libri paga degli uffici sono stati automatizzati, il che significa che nessuno deve tagliare manualmente i controlli e che i controlli che vengono tagliati possono essere stampati tramite programmi per computer. Il deposito diretto può essere impostato automaticamente e questo riduce ulteriormente il processo manuale e la maggior parte dei dipendenti che partecipano al deposito diretto spesso trovano la busta paga in anticipo rispetto al caso in cui dovessero aspettare che i loro assegni vengano scritti e poi liquidati dalla banca.

Altri modi in cui l’automazione ha ridotto la manodopera dei dipendenti nelle attività è la direzione vocale automatizzata. Attraverso l’uso di prompt, menu telefonici automatizzati e chiamate dirette, la necessità per i dipendenti di dedicarsi a rispondere ai telefoni è stata ridotta e, in alcuni casi, eliminata.

Riferimenti

  1. Salta su^ Office Automation
  2. Vai su^ Dizionario di calcolo